Сканирование документов, казалось бы – это максимально простая операция, выполнить которую можно с минимальными тратами времени. Это утверждение правдиво, но только в том случае, если речь идет о небольших листах формата A4 или A5, когда исходное изображение отличается высокой четкостью, не нуждается в дополнительной обработке, автоматизированной или ручной. Когда нужно отсканировать документ крупного формата, работать с бумагами, не предполагающими возможности разъединения (удерживаемыми, к примеру, скрепками), то лучше довериться специалистам. Как построен процесс сканирования документации? По какому принципу работает оборудование?
Сканер: особенности устройства и принципы работы
Сканер – это оборудование, использующееся для того, чтобы загрузить в компьютер информацию, представляющую собой изображения, тексты, графические карточки. Его основной элемент – фотографический датчик, фиксирующий отраженный свет.
Традиционная схема сканера предполагает наличие следующих компонентов:
- Датчик с источником светового излучения;
- Оптический комплекс;
- Приемник света;
- Механизм, перемещающий источник света;
- Электронная схема, задача которой – перевод данных в цифровой формат.
Сканирование построено на освещении оригинального документа источником света. Отражающая способность светлых областей гораздо выше, чем у темных, отраженные лучи улавливаются фотоприемником, который трансформирует их интенсивность в напряжение соответствующего значения. Аналоговые сигналы преобразуются в цифровой вид, что позволяет работать с ними на компьютере.
Сканеры представлены множеством решений, от компактных ручных и планшетных до крупных барабанных. Принцип работы у всех очень близкий, основная разница заключается в конструкции и производительности. Если речь идет о сканировании небольшого количества документов, проще воспользоваться ручным или планшетным устройством, если же нужно в сжатые сроки подготовить большие объемы цифровых копий, лучше ориентироваться на производительные барабанные модели. Различия касаются и формата. Для работы с листами A3 и выше применяются мощные установки.
Сканирование документов: преимущества
Перевод бумаг в цифровую форму значительно упрощает ведение документооборота в рамках предприятия. Это важно и для бизнеса, и для государственных служб. Преимущества, по сравнению с оперированием бумажными документами, следующие:
- Освобождение пространства. Не нужно отводить отдельные помещения под огромные архивы, площадь можно использовать более рационально;
- Обеспечение сохранности. Даже при соблюдении всех условий хранения, бумага стареет, теряет прочность, чернила выцветают, изображение становится нечетким, размытым. Цифровая копия же на 100% избавлена от таких проблем;
- Удобство доступа. Найти нужный документ в огромном бумажном архиве быстро порой просто невозможно. Цифровая копия – совсем другое дело.
Особенности подготовки к сканированию
Чтобы получить желаемый результат, нужно ответственно отнестись к подготовке. Профессиональные организации уделяют этой стадии большое внимание. Металлические фиксирующие элементы снимаются, если такая возможность отсутствует, готовится к работе специальное оборудование. Когда работа выполнена, бумаги упорядочиваются по тематике, хронологии и другим актуальным показателям.
Сканирование ведется по следующим методикам:
- Поточное. Способ актуален, если нужно в минимальный срок обработать множество документов;
- Планшетное. Планшетные сканеры оптимально подходят для сшитых или старых документов, обращаться с которыми нужно максимально осторожно;
- Широкоформатное. Специальные установки ориентированы на чертежи формата вплоть до A0+.
При необходимости, полученные цифровые копии могут вручную обрабатываться в графических редакторах, с целью улучшения качества изображения, увеличения четкости, читаемости текста. Допускается их объединение в электронные книги, крупные файлы формата PDF.
Качественно отсканировать можно все документы. Если проведена профессиональная подготовка, правильно выбрано оборудование, имеется возможность финальной обработки, то без труда удастся перевести в надлежащий цифровой вид бухгалтерские бумаги, документы, имеющие отношение к уставу организации, документацию отдела кадров, огромные чертежи и фотографии. Также можно работать с печатными изданиями, журналами различного формата, книгами.
Дата публикации: